Politique de confidentialité – Résumé des éléments clés

Wheels (SARL), ses filiales et sociétés affiliées, y compris Locations Wheels Canada limitée/Wheels Leasing Canada Ltd. (ci-après appelées « Wheels » ou « nous ») savent que votre temps est précieux. Par conséquent, nous vous présentons ci-dessous quelques points importants de notre politique de confidentialité. Vous pouvez obtenir plus d’informations sur la manière dont nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels en consultant notre politique de confidentialité complète ou en cliquant sur les liens fournis ci-dessous. Nous vous encourageons à lire notre politique de confidentialité dans son intégralité, car elle contient des informations supplémentaires susceptibles de vous intéresser.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Nous recueillons et utilisons des renseignements fournis par nos clients ou en leur nom, sur les conducteurs, les conducteurs supplémentaires, les conducteurs participant au programme de remboursement et les personnes-ressources du parc. Ces renseignements comprennent notamment le nom, l’ID d’employé, les coordonnées, ainsi que les renseignements sur le véhicule et l’assurance. Selon les services fournis à un client, nous pouvons également recueillir des renseignements nécessaires pour effectuer des vérifications des dossiers de conduite (par exemple, numéros de permis de conduire, dates de naissance, rapports sur les dossiers de conduite) et/ou des données télématiques des véhicules et des renseignements GPS. Dans certains cas, nous pouvons recueillir des renseignements médicaux et/ou des renseignements sur les capacités fonctionnelles nécessaires pour adapter un véhicule à une condition médicale ou à des restrictions. Tous ces renseignements sont utilisés aux fins décrites dans la présente politique ou dans la mesure permise par la loi.
Nous recueillons les renseignements que vous nous fournissez directement, lorsque vous nous contactez par courrier, par courriel ou téléphone, ou lorsque vous vous inscrivez à notre infolettre ou à d’autres communications marketing, notamment votre nom, vos coordonnées et le contenu de vos communications. Sans limiter ce qui précède, les appels passés à notre centre d’appels clients sont enregistrés.
Nous utilisons également des témoins et d’autres technologies de suivi sur notre site Web, qui collectent automatiquement les adresses IP et certains renseignements sur la manière dont le site Web est utilisé.

Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels et comment les utilisons-nous?

Les renseignements que nous recueillons auprès et au nom des clients sont utilisés dans le but de fournir, d’évaluer et d’améliorer nos services ou à d’autres fins commerciales légales et internes, comme il est indiqué dans la présente politique.
Nous utilisons les renseignements que vous nous fournissez dans le but de répondre à vos communications et/ou d’envoyer notre infolettre ou d’autres communications marketing.
Les données recueillies automatiquement lorsque vous visitez notre site Web sont utilisées pour exploiter, maintenir, évaluer et améliorer le site, envoyer des notifications poussées ainsi que pour améliorer les services à la clientèle et votre expérience. Nous pouvons également utiliser des adresses IP lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour faire respecter les conditions générales de notre site Web ou pour protéger notre service, notre site, nos utilisateurs et d’autres personnes ainsi que notre propriété.

Les renseignements personnels sont-ils partagés ou divulgués?

Les renseignements que nous recueillons auprès et au nom des clients sont partagés avec nos clients. En particulier, tout renseignement que nous recueillons ou traitons concernant les conducteurs, les conducteurs supplémentaires, les conducteurs participant au programme de remboursement et les personnes-ressources du parc d’un client sont partagés avec ce client.
Nous partageons des renseignements avec nos fournisseurs de services, y compris ceux qui fournissent les services suivants : formation sur la sécurité des conducteurs, services de centre d’appels, services de vérification des dossiers de conduite, services de recherche et d’analyse de données et destruction des documents.
Nous pouvons divulguer certains renseignements à d’autres tiers qui fournissent des services liés à nos services, y compris les entreprises de transport ou de remorquage de véhicules, de services d’immatriculation (y compris les agents d’immatriculation), les stations-service, les entreprises de services liés aux véhicules électriques (y compris les fournisseurs liés à la recharge des véhicules électriques), les fournisseurs d’aménagement (upfitters), les fournisseurs d’assistance routière, les entreprises de services télématiques, les concessionnaires automobiles, les sociétés de traitement des paiements, ainsi que les fournisseurs de services d’entretien, de garantie et de réparation.
Wheels partage les renseignements personnels avec ses affiliés, à sa discrétion, pour atteindre les objectifs pour lesquels ces renseignements sont recueillis.
Nous divulguons également des renseignements personnels à des agences gouvernementales, dans le but d’immatriculer des véhicules et/ou d’obtenir des rapports sur les dossiers de conduite.
Nous pouvons divulguer des renseignements personnels dans la mesure permise ou requise par la loi applicable, y compris, mais sans s’y limiter, dans la mesure permise pour garantir la sécurité de notre site Web, de nos services, de nos droits et de notre propriété; ou pour répondre aux demandes légitimes des forces de l’ordre ou d’acteurs gouvernementaux similaires.

Quels sont les risques?

Les clients et autres tiers auxquels nous divulguons vos renseignements personnels recueilleront, utiliseront, stockeront, protégeront, transmettront, divulgueront et traiteront ces renseignements personnels conformément à leurs propres politiques, procédures et pratiques, qui peuvent différer de celles de Wheels. De plus, les clients peuvent utiliser les renseignements personnels vous concernant que nous partageons avec eux pour prendre des décisions à votre sujet, notamment en ce qui concerne la continuité de votre emploi ou de votre participation au programme de parc du client. Nous ne sommes pas responsables des actes, omissions ou décisions des clients ou d’autres tiers qui reçoivent des renseignements que nous leur divulguons.
Bien que nous prenions des mesures pour protéger les renseignements personnels sous notre contrôle, la « sécurité parfaite » n’existe pas. En particulier, nous ne pouvons garantir la sécurité des renseignements qui nous sont communiqués en ligne ou par courrier électronique. Il est possible que des tiers interceptent ou accèdent illégalement à ces renseignements.

Que devriez-vous savoir de plus?

Nous utilisons des fournisseurs de services dans d’autres pays. Vos renseignements peuvent donc être transférés ou stockés dans ces autres pays et être accessibles aux tribunaux étrangers, aux forces de l’ordre et aux autorités de sécurité nationale.
Nous pouvons modifier notre politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications seront publiées sur notre site Web et nous nous efforcerons de fournir un avis de changements importants aux personnes avec lesquelles nous entretenons une relation et qui pourraient être touchées par le changement.
Vous pouvez nous contacter si vous avez des questions ou des plaintes à formuler ou pour consulter, mettre à jour ou corriger vos renseignements personnels, ou pour exercer tout autre droit que vous pourriez avoir conformément aux lois applicables.
Si vous êtes en Alberta, vous pouvez contacter notre agent responsable de la protection de la vie privée à privacy@wheels.com ou par téléphone au 224 383-1800 pour toute question concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le stockage des renseignements personnels par nos fournisseurs de services et sociétés affiliées à l’extérieur du Canada, ou pour obtenir l’accès à des informations écrites sur nos politiques et pratiques concernant ces fournisseurs de services et sociétés affiliées à l’extérieur du Canada.

Wheels inc., ses filiales et sociétés affiliées (ci-après appelés « Wheels » ou « nous ») partagent vos préoccupations au sujet de la sécurité de vos renseignements personnels et de notre utilisation de ces renseignements. Nous voulons que vous sachiez quels types de renseignements nous obtenons de vous et de votre entreprise, comment nous utilisons ces renseignements, comment vous pouvez limiter notre accès et notre utilisation de ces renseignements, et comment vous pouvez corriger et mettre à jour ces renseignements.

Cette politique de confidentialité a été mise à jour le 4 mars 2020.

Politique de confidentialité *

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Wheels (SARL), ses filiales et sociétés affiliées, y compris Locations Wheels Canada limitée/Wheels Leasing Canada Ltd. (ci-après appelées « Wheels » ou « nous ») partagent vos préoccupations au sujet de la sécurité de vos renseignements personnels et de notre utilisation de ces renseignements. Nous voulons que vous sachiez quels types de renseignements nous obtenons sur vous auprès de vous et de votre entreprise, comment nous utilisons ces renseignements, les personnes autorisées à les consulter, comment vous pouvez limiter notre collecte, notre accès et notre utilisation ou divulgation de ces renseignements, et comment vous pouvez consulter ces renseignements, les corriger et les mettre à jour.

Cette politique de confidentialité a été mise à jour le 8 juillet 2022.

Avis

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre et nous nous réservons le droit de la modifier à tout moment. Veuillez consulter périodiquement notre politique de confidentialité pour voir si l’une de nos pratiques a changé, car nous voulons que vous soyez au courant de nos politiques et pratiques concernant vos renseignements personnels. Lorsque nous sommes en mesure de le faire, nous informerons également généralement les personnes concernées des modifications importantes apportées à la politique de confidentialité, comme des utilisations ou divulgations nouvelles ou révisées de leurs renseignements personnels, auxquelles elles ne pouvaient probablement pas s’attendre de manière raisonnable au moment où elles nous ont fourni leurs renseignements personnels. De plus, nous obtiendrons leur consentement lorsque la loi applicable l’exige.

Cette politique traite des renseignements que nous recueillons qui peuvent raisonnablement être reliés à vous et vous identifier en tant que personne (ci-après appelés « renseignements personnels »), notamment s’il existe une possibilité sérieuse que vous puissiez être identifié lorsque ces renseignements sont utilisés seuls ou en combinaison avec d’autres renseignements. Cette politique ne couvre pas les renseignements qui sont peu susceptibles d’être utilisés pour vous identifier en tant que personne.

Renseignements recueillis

Wheels recueille et utilise les renseignements personnels des conducteurs, des conducteurs supplémentaires, des conducteurs participant au programme de remboursement et des personnes-ressources du parc uniquement pour la prestation des services à nos clients. Les renseignements personnels fournis à Wheels par vous ou votre entreprise en votre nom peuvent comprendre vos nom, ID d’employé, numéro de téléphone cellulaire personnel ou d’affaires, et votre adresse courriel personnelle ou d’affaires. Si un véhicule est remisé ou immatriculé à votre adresse résidentielle, ces renseignements seront également communiqués à Wheels. Si votre véhicule personnel est utilisé pour les affaires et est visé par les services, son numéro de plaque d’immatriculation et son numéro d’identification de véhicule (NIV), ainsi que les détails sur votre déclaration d’assurance automobile personnelle peuvent également être recueillis par Wheels. Comme décrit ci-dessous, Wheels peut également recueillir certains renseignements sensibles liés à l’état physique du conducteur.

D’autres renseignements vous concernant peuvent être obtenus, stockés et utilisés dans le cadre des services. Ces renseignements peuvent être mis à la disposition d’un nombre limité d’utilisateurs autorisés du client conformément à notre relation avec le client. Par exemple :

Si le client participe au programme de vérification du dossier de conduite offert par Wheels, votre numéro de permis de conduire et l’État, la province ou le territoire de délivrance du permis, ainsi que votre date de naissance, seront également recueillis afin de traiter les demandes de vérification du dossier de conduite. Dans ce cas, nous recueillerons et stockerons votre dossier de conduite et le partagerons avec le client. Pour le programme de vérification du dossier de conduite, votre consentement sera obtenu comme l’exige chaque autorité à qui de tels documents sont demandés.
Si un client participe à des services de véhicules connectés (autrement appelés « télématique »), les données télématiques (comme les données sur l’état du véhicule, sa localisation ou les habitudes de conduite) associées à un véhicule seront recueillies et stockées. Ces données GPS et autres données télématiques sont utilisées pour la prestation de services de gestion du parc et d’autres services pour le client, et celui-ci pourra accéder à ces données.

Wheels recueillera les renseignements sur le permis de conduire, l’assurance et d’autres renseignements pertinents auprès d’un conducteur impliqué dans un accident. Lorsqu’ils sont disponibles, nous recueillons les renseignements sur le nom, l’adresse, les coordonnées, le permis de conduire et l’assurance de toute autre partie impliquée dans l’accident. Nous indiquerons également les blessures et/ou les décès d’un conducteur ou d’un passager, ou d’autres parties, le cas échéant. En plus de ce qui précède, si un conducteur contacte notre centre d’appels pour quelque raison que ce soit, son appel sera enregistré.

Wheels ne recueille ni ne stocke les numéros de compte bancaire personnel ou d’autres renseignements financiers des particuliers.

Wheels et nos fournisseurs de services peuvent également recueillir ou recevoir des renseignements personnels vous concernant dans diverses circonstances dans le cadre de la prestation de nos services. Cela inclut les renseignements personnels que vous nous fournissez directement en toute connaissance de cause, ainsi que les renseignements personnels que nous recevons légalement de tiers.

Wheels recueille également le nom, les coordonnées et d’autres renseignements que vous fournissez, dans le but de fournir des communications marketing et de répondre à vos communications. En outre, notre site Web recueille automatiquement certaines données par l’entremise de témoins et d’autres technologies de suivi, comme décrit ci-dessous dans la section « Témoins, suivi et analyse ».

Les renseignements personnels que nous recueillons sont accessibles aux employés et aux sous-traitants, basés à l’intérieur et à l’extérieur des États-Unis et du Canada, qui fournissent des services de développement de produits commerciaux et de soutien des systèmes, ou des services de dotation supplémentaires, et qui ont un besoin légitime d’accéder à ces renseignements afin d’accomplir leurs tâches et de fournir des services à vous et/ou aux clients.

Renseignements sensibles

Nous, directement et par l’intermédiaire de nos fournisseurs de services ou de tiers, recueillons parfois des renseignements personnels considérés comme des renseignements sensibles. À titre d’exemple, les données sur votre état physique sont considérées comme sensibles. Si vous demandez un accommodement en raison d’une invalidité (comme des contrôles manuels, ou si vous avez un accident avec blessure et que nous devons travailler avec des compagnies d’assurance et de gestion des sinistres), alors de manière accessoire à la prestation des services, nous pourrions devoir traiter et utiliser ces renseignements sur votre état physique uniquement pour fournir les services. Selon la loi applicable, nous pourrions être incapables de traiter ces renseignements sensibles sans votre consentement et demanderons donc votre consentement explicite au moment de la collecte de ces renseignements lorsque la loi l’exige.

Utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels que nous collectons dans le but de : (1) exécuter nos services de gestion de parc (cela inclut la gestion habituelle de nos activités; voir « Services de gestion de parc »), (2) pour gérer nos activités de marketing et communiquer avec vous (voir « Marketing et autres communications ») et (3) pour suivre l’utilisation de notre site Web et améliorer notre site Web (voir « Témoins, suivi et analyse »), chacun comme décrit plus en détail ci-dessous. Nous pouvons également utiliser les renseignements personnels à d’autres fins avec votre consentement ou sans votre consentement lorsque la loi applicable l’exige ou le permet.

(1) Services de gestion de parc

Nous travaillons avec des entreprises (chacune un « client » ou les « clients ») à qui nous pouvons louer des véhicules ou offrir des services liés aux véhicules utilisés dans le cadre des activités de l’entreprise. Ces véhicules peuvent vous être fournis en tant que conducteur individuel (« conducteur ») afin de vous permettre d’exercer des fonctions en tant qu’employé ou entrepreneur indépendant du client (ou dans un rôle similaire), et vous pouvez être autorisé à utiliser le véhicule à des fins personnelles. Les membres du ménage d’un conducteur (« conducteurs supplémentaires ») peuvent également être autorisés à conduire le véhicule du conducteur. De plus, vous pourriez être autorisé à utiliser votre véhicule personnel pour affaires, et Wheels peut être retenue par le client pour fournir certains services d’entretien ou d’autres services liés à votre véhicule personnel (« conducteurs participant au programme de remboursement »). D’autres personnes (« personnes-ressources du parc ») affiliées à chaque client peuvent participer à la gestion des véhicules pour les clients. Wheels recueille, consulte, utilise, conserve et traite des renseignements concernant ces véhicules ainsi que des renseignements sur les conducteurs, les conducteurs supplémentaires, les conducteurs participant au programme de remboursement et les personnes-ressources du parc, afin de fournir les services requis.

Les services de Wheels comprennent la vérification des dossiers de conduite des conducteurs, des conducteurs supplémentaires et des conducteurs participant au programme de remboursement, ainsi qu’une gamme de services en lien avec la facilitation et l’administration des transactions liées à l’acquisition, à l’entretien et à la gestion des véhicules, ou à la sécurité et au soutien des conducteurs, ainsi que la fourniture de données analytiques et de conseils pour optimiser l’exploitation du parc automobile de chaque client (collectivement, les « services »).

En plus de la fourniture normale de nos services, nous utilisons également des renseignements personnels dans le cours habituel de nos activités pour permettre à Wheels de gérer ses activités commerciales. Par exemple, nous utilisons les renseignements personnels pour des fins légales, réglementaires, de sécurité et de traitement; la protection contre la fraude, les activités suspectes ou autres activités illégales; et pour compiler des statistiques pour l’analyse de nos sites Web, des services et de nos activités.

Enfin, nous utilisons les renseignements personnels conformément aux procédures juridiques valides, telles que la réponse aux assignations à comparaître, aux mandats, aux enquêtes réglementaires et autres raisons juridiquement contraignantes similaires.

(2) Marketing et autres communications

Indépendamment des services, vous pouvez vous abonner ou être autrement inscrit à des communications marketing de Wheels. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour communiquer avec vous, ce qui peut inclure, mais sans s’y limiter, des infolettres, de la documentation sur les produits ou des invitations à des événements. Wheels n’inclut pas la technologie de suivi publicitaire de tiers dans ses sites Web ou ses communications de marketing électronique.

Si vous préférez ne plus recevoir de communication marketing de Wheels, vous pouvez nous envoyer un message électronique à info@wheels.com ou appeler notre représentant au marketing en composant le 1 847-544-4100 et demander de ne plus recevoir de communications marketing. Veuillez nous allouer jusqu’à dix jours ouvrables pour faire le changement demandé. Vous pouvez également refuser de recevoir des messages marketing en cliquant sur le lien de désabonnement inclus dans chacun de nos messages. Bien sûr, vous pouvez à tout moment demander d’être à nouveau inscrit sur notre liste de diffusion pour recevoir des communications marketing en communiquant avec nous de la manière décrite ci-dessus. Veuillez noter que si vous vous désabonnez des messages marketing, vous recevrez encore des alertes de service et d’autres notifications d’informations factuelles liées à la fourniture de nos services.

En plus de ce qui précède, nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour communiquer avec vous, y compris pour répondre à toute demande que vous soumettez à Wheels.

(3) Témoins, suivi et analyse

Lorsque vous naviguez sur un site Web, nous pouvons également recueillir des renseignements par l’entremise d’outils de collecte de renseignements couramment utilisés, comme les témoins (aussi appelés cookies) et les balises Web (aussi appelées beacons) (collectivement, les « renseignements de navigation sur le site Web »). Les renseignements de navigation sur le site Web comprennent les renseignements standard de votre navigateur Web (comme le type de navigateur et la langue du navigateur), votre adresse de protocole Internet (« IP ») et les actions que vous effectuez sur un site Web (comme les pages Web consultées et les liens cliqués).

Comme de nombreuses entreprises, nous pouvons utiliser des témoins sur un site Web. Les témoins sont des renseignements partagés entre votre navigateur Web et un site Web. L’utilisation de témoins permet une expérience plus rapide et plus facile pour l’utilisateur. Un témoin ne peut pas lire les données du disque dur de votre ordinateur. Il existe différents types de témoins avec différentes fonctions :

Témoins de session : Ceux-ci ne sont stockés sur votre ordinateur que pendant votre session Web. Ils sont automatiquement supprimés à la fermeture du navigateur. Ils stockent généralement un identifiant de session anonyme vous permettant de naviguer sur un site Web sans avoir à vous connecter à chaque page. Ils ne collectent aucun renseignement de votre ordinateur.

Témoins persistants : Un témoin persistant est un témoin stocké sous forme de fichier sur votre ordinateur et il y reste lorsque vous fermez votre navigateur Web. Le témoin peut être lu par le site Web qui l’a créé lorsque vous visitez à nouveau ce site Web.

Témoins internes (aussi appelés first-party cookies) : Ce type de témoin sert à conserver vos préférences pour un site Web particulier pour l’entité propriétaire de ce site Web. Ces témoins sont stockés et transmis entre les serveurs de Wheels et le disque dur de votre ordinateur. Ils ne sont pas utilisés pour autre chose que pour la personnalisation que vous avez définie. Ces témoins peuvent être des témoins de session ou persistants.

Témoins tiers : Ce type de témoin sert à conserver votre interaction avec un site Web particulier pour une entité qui n’est pas propriétaire de ce site Web. Ils sont stockés et transmis entre le serveur du tiers et le disque dur de votre ordinateur. Ces témoins sont généralement des témoins persistants.

Certains ou l’ensemble des sites Web liés aux services peuvent utiliser des services d’analyse Web. Les services d’analyse utilisent des témoins pour aider Wheels à analyser la manière dont les utilisateurs utilisent le site Web et les services connexes. Les renseignements générés par le témoin concernant votre utilisation d’un site Web (y compris votre adresse IP) seront transmis et stockés par le fournisseur de services d’analyse sur des serveurs aux États-Unis. Le fournisseur de services utilise ces informations dans le but d’évaluer l’utilisation du site Web, de compiler des rapports sur l’activité du site Web et de nous fournir d’autres services liés à l’activité du site Web et à l’utilisation d’Internet.

Vous pouvez refuser l’utilisation de témoins en sélectionnant les paramètres appropriés de votre navigateur, cependant, veuillez noter que si vous le faites, vous ne pourrez peut-être pas utiliser toutes les fonctions de notre site Web.

Les principaux navigateurs ont tenté de mettre en place le projet de norme Do Not Track (« DNT ») (qui indique que l’utilisateur ne veut pas être suivi) du World Wide Web Consortium (« W3C ») dans leurs dernières versions. Comme cette norme n’a pas été finalisée, les sites Web ne sont pas compatibles avec le DNT.

Pour plus d’informations sur toutes ces catégories de témoins, et pour plus d’informations sur les témoins en général, veuillez consulter www.aboutcookies.org.

Nous utilisons généralement des témoins comme suit :

Fonctionnalité. Ces témoins permettent à nos sites Web de mémoriser les choix que vous faites (comme votre nom d’utilisateur, votre langue ou la région dans laquelle vous vous trouvez) et de fournir des fonctions améliorées. Par exemple, un site Web ou un service peut être en mesure de mémoriser vos informations de connexion, afin que vous n’ayez pas à vous connecter à plusieurs reprises à votre compte lorsque vous utilisez un appareil particulier pour accéder à notre site Web. Ces témoins peuvent également être utilisés pour mémoriser les modifications que vous avez apportées à la taille du texte, à la police et à d’autres parties des pages Web que vous pouvez personnaliser. Ils peuvent également être utilisés pour fournir les services que vous avez demandés. Ces témoins ne recueillent aucun renseignement vous concernant qui pourrait être utilisé à des fins publicitaires ou pour se rappeler où vous avez été sur Internet.

Performance. Ces témoins collectent des renseignements sur la façon dont les visiteurs utilisent notre site Web, par exemple les pages que les visiteurs visitent le plus souvent et les messages d’erreur des pages Web. Ils nous permettent également d’enregistrer et de compter le nombre de visiteurs d’un site Web, ce qui nous permet de voir comment les visiteurs utilisent un site Web afin d’en améliorer le fonctionnement. Les renseignements recueillis par ces témoins sont normalement anonymes et sont utilisés pour améliorer le fonctionnement de notre site Web. Cependant, certains de ces témoins peuvent inclure des renseignements personnels.

Un site Web peut également utiliser des balises Web (y compris des balises Web fournies par des tiers) seules ou avec des témoins pour compiler des renseignements sur l’utilisation d’un site Web par les utilisateurs et l’interaction avec les courriels de Wheels. Les balises Web sont des images électroniques claires qui peuvent reconnaître certains types de renseignements sur votre ordinateur, comme les témoins, lorsque vous avez consulté un site Web particulier lié à la balise Web et une description d’un site Web lié à la balise Web. Nous utilisons des balises Web pour exploiter et améliorer les sites Web et les communications par courriel. Nous pouvons utiliser les renseignements des balises Web en combinaison avec d’autres données que nous avons sur nos clients pour vous fournir des informations sur nous ou sur des sociétés affiliées.

Lorsque vous visitez nos sites Web, nous recueillons vos adresses de protocole Internet (« IP ») pour suivre et regrouper des renseignements non personnels. Par exemple, nous utilisons des adresses IP pour surveiller les régions à partir desquelles les utilisateurs naviguent sur les sites Web. Les adresses IP sont stockées de façon à ce que vous ne puissiez pas être identifié à partir de l’adresse IP.

Divulgations des renseignements

Wheels ne vend jamais les renseignements personnels recueillis à des tiers à des fins de marketing. Wheels ne divulgue pas de renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, sauf (1) comme décrit dans la présente politique de confidentialité; (2) comme divulgué lorsque vous nous soumettez ces renseignements ou à d’autres moments appropriés; (3) comme jugé nécessaire par les clients, les fournisseurs de services et les tiers qui fournissent des services connexes, y compris l’exécution de nos services; ou (4) comme requis ou permis par la loi applicable.

(1) Clients

Lorsque nous fournissons des services à un client, nous lui divulguons des renseignements personnels sur ses conducteurs, conducteurs supplémentaires, conducteurs participant au programme de remboursement et personnes-ressources du parc. L’ensemble des renseignements personnels que nous recueillons sur les conducteurs, les conducteurs supplémentaires, les conducteurs participant au programme de remboursement et les personnes-ressources du parc d’un client peuvent être partagés avec ce dernier, y compris, mais sans s’y limiter, les dossiers de conduite, les enregistrements d’appels téléphoniques, les demandes d’accès aux renseignements personnels, ainsi que les renseignements sur l’utilisation de nos services par les conducteurs, les conducteurs supplémentaires, les conducteurs participant au programme de remboursement et les personnes-ressources du parc (y compris, mais sans s’y limiter, les rapports et analyses demandés par nos clients et fournis par Wheels).

Sans limiter ce qui précède, dans le cadre des services, nous fournissons des sites Web accessibles par les clients et les personnes-ressources du parc (le site Web connu sous le nom de « FleetView »), et les conducteurs, les conducteurs participant au programme de remboursement et d’autres (le site Web connu sous le nom de « DriverView »), afin d’aider le client à administrer son programme de véhicules de parc et d’aider les conducteurs et les conducteurs participant au programme de remboursement à effectuer certaines tâches plus efficacement. Pour pouvoir utiliser ces sites, l’utilisateur doit être autorisé par le client soit comme personne-ressource du parc pour gérer des véhicules, comme conducteur ou comme conducteur participant au programme de remboursement. Chaque client a la responsabilité de définir une politique de parc qui traite de la prestation des services, de l’utilisation des renseignements personnels, et d’autres renseignements liés aux véhicules.

Que les clients communiquent les politiques directement ou par notre intermédiaire aux conducteurs, aux conducteurs supplémentaires, aux conducteurs participant au programme de remboursement et aux personnes-ressources du parc, Wheels n’est pas responsable des actions ou des omissions des clients y compris toute utilisation ou divulgation des renseignements personnels (ou le défaut de protéger les renseignements personnels) que Wheels partage avec les clients. Les clients doivent également fournir les notifications et obtenir les consentements nécessaires pour que Wheels puisse consulter, utiliser, divulguer et autrement traiter les renseignements personnels afin de leur fournir ses services (sauf accord contraire spécifique entre Wheels et le client). Les renseignements divulgués à un client seront traités conformément aux politiques, procédures et pratiques de confidentialité et de protection des données de ce client, qui peuvent différer de celles de Wheels. Les clients peuvent également, à leur discrétion, divulguer à des tiers les renseignements personnels qu’ils reçoivent de Wheels. Les personnes qui ont des questions concernant la manière dont leurs renseignements seront traités par leur employeur ou un autre tiers qui possède ou loue le véhicule qu’elles exploitent doivent consulter les politiques de confidentialité du client concerné ou contacter directement le client.

(2) Fournisseurs de services

Wheels divulgue des renseignements personnels aux fournisseurs de services suivants dans le but de leur permettre de lui fournir des services :

Le nom et l’adresse courriel peuvent être partagés avec les fournisseurs de formation pour planifier des cours de formation en ligne sur la sécurité;
Le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse courriel peuvent être partagés avec nos sous-traitants dans le cadre des services de centre d’appels de débordement et après les heures d’ouverture qu’ils fournissent à Wheels, et ces sous-traitants peuvent également recueillir des renseignements supplémentaires directement auprès des appelants (y compris les enregistrements d’appels);
Le nom, l’adresse, le numéro de permis de conduire, l’État, la province ou le territoire de délivrance de ce permis et la date de naissance sont partagés avec les fournisseurs de services de vérification des dossiers de conduite, au besoin pour que ces tiers fournissent leurs services;
Les renseignements peuvent être partagés avec notre société mère et nos sociétés affiliées dans le cours normal de nos activités; et
Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être partagés avec des fournisseurs de services à d’autres fins commerciales, comme l’analyse, le traitement des données, l’hébergement nuagique, le stockage des données, la recherche, la destruction des documents et d’autres fins opérationnelles.

De plus, certains fournisseurs de services peuvent recueillir des renseignements personnels directement auprès de particuliers dans le cadre de la prestation de leurs services.

Wheels n’autorise les fournisseurs de services à utiliser les renseignements personnels que nous partageons avec eux (ou qu’ils recueillent en notre nom) que pour fournir leurs services et à d’autres fins légitimes autorisées par Wheels.

(3) Tiers fournisseurs de services connexes

Wheels divulgue des renseignements personnels à des tiers fournisseurs de services connexes aux services Wheels comme suit :

Le nom, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, la localisation et l’adresse résidentielle peuvent être partagés avec des entreprises de transport de véhicules ou de remorquage, de stations-service, de services pour véhicules électriques (y compris la recharge) ou des fournisseurs d’assistance routière pour faciliter les services d’urgence, ou la livraison ou le ramassage d’un véhicule;
Le nom et l’adresse courriel sont partagés avec les sociétés de traitement des paiements, et ces tiers recueillent également des renseignements financiers directement auprès des particuliers, y compris des renseignements bancaires et de carte de crédit;
Les données télématiques (c’est-à-dire les données sur l’état du véhicule, les données de localisation du véhicule, les données sur les habitudes de conduite) sont partagées avec les fournisseurs de services télématiques, ou recueillies par ceux-ci, dans le cadre de la prestation de leurs services;
Le nom, le numéro de téléphone, l’adresse et le numéro de permis de conduire peuvent être partagés avec les fournisseurs de services (y compris les agents d’immatriculation) pour faciliter l’immatriculation des véhicules;
Le nom, le numéro de téléphone et l’adresse courriel peuvent être partagés avec un concessionnaire automobile, un fournisseur d’entretien, de garantie ou de réparation pour faciliter la planification du service ou pour aller ramasser ou déposer le véhicule d’un client ou d’un conducteur directement auprès du fournisseur;
Le nom, le numéro de téléphone, l’adresse et les informations concernant les modifications requises du véhicule peuvent être partagés avec les fournisseurs des aménagements (upfitters) pour modifier et personnaliser des véhicules.

Les renseignements sont fournis à ces tiers conformément aux lois applicables. Ces renseignements seront traités conformément aux politiques, procédures et pratiques de confidentialité et de protection des données du tiers, qui peuvent différer de celles de Wheels. Nous ne sommes pas responsables des actions ou omissions de ces tiers, y compris de toute utilisation ou divulgation de vos renseignements personnels (ou de l’incapacité à protéger vos renseignements personnels) par ces tiers. Si vous avez des questions à poser concernant la façon dont vos renseignements sont traités par un tiers, vous devez consulter les politiques de confidentialité du tiers concerné ou le contacter directement.

(4) Autres divulgations

Nous pouvons aussi divulguer des renseignements personnels à des tiers seulement dans la mesure requise pour fournir les services. Cette divulgation peut inclure ce qui suit :

Le nom et l’adresse résidentielle peuvent être partagés avec des organismes gouvernementaux (d’un état, d’une province, d’un territoire, d’un comté ou d’une municipalité) aux fins de l’immatriculation du véhicule d’un client;
Le nom, l’adresse, le numéro de permis de conduire et la date de naissance peuvent être partagés avec des organismes gouvernementaux (d’un état, d’une province, d’un territoire, d’un comté ou d’une municipalité) ou avec un bureau de service autorisé, pour obtenir la divulgation des dossiers de conduite (le cas échéant);
Les renseignements peuvent être partagés avec notre société mère et nos sociétés affiliées dans le cours normal de nos activités, aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité;
Les renseignements, y compris les adresses IP et les données de suivi Web internes, peuvent être partagés avec des firmes de sécurité tierces dans le cadre de nos opérations de sécurité pour maintenir la sécurité de notre site Web, de nos services, de nos droits et de nos biens;
Les renseignements peuvent aussi être partagés avec des tiers comme divulgué au moment de la collecte ou de l’utilisation ou à d’autres moments appropriés.

Nous devrons peut-être aussi divulguer des renseignements personnels si la loi le permet ou l’exige (y compris, mais sans s’y limiter, dans le cadre de la vente de notre entreprise en partie ou en totalité (sous réserve du respect de toute exigence ou restriction légale) ou lorsque nous croyons de bonne foi qu’une telle divulgation est légalement requise ou autrement nécessaire ou permise pour protéger nos droits, gérer notre entreprise, protéger votre sécurité ou celle d’autrui, enquêter sur une fraude ou se conformer à une procédure judiciaire en cours, à une ordonnance du tribunal ou à un processus judiciaire.

L’accès et vos choix

Vous pouvez demander de consulter, d’examiner, de modifier, de corriger ou de mettre à jour les renseignements personnels que nous conservons à votre sujet ou vous pouvez nous demander de transférer vos renseignements personnels à un tiers. Vous pouvez effectuer une telle demande par courriel auprès de l’agent responsable de la protection de la vie privée à privacy@wheels.com, par téléphone en composant le 1 224 383-1800 ou par la poste à Wheels, Attn: Privacy Inquiries, at 666 Garland Place, Des Plaines, Illinois 60016. Nous répondrons à vos demandes conformément aux exigences légales de la ou des Administrations applicables. Veuillez noter que rien dans les présentes ne vous confère des droits que vous n’avez pas autrement en vertu des lois de l’Administration dans laquelle vous vous trouvez. En particulier, sans s’y limiter, dans certains cas, vous pouvez être invité à soumettre votre demande d’accès au client concerné (au lieu de Wheels), lorsque cela est requis ou approprié conformément à la loi applicable.

Veuillez noter que nous ne répondrons à aucune demande d’accès, d’examen, de correction, de modification ou de mise à jour si nous ne sommes pas tenus ou autorisés à le faire par la loi applicable, ce qui peut inclure des situations dans lesquelles de telles actions pourraient 1) violer les droits en matière de vie privée ou de propriété intellectuelle de tiers, ou 2) amener Wheels à enfreindre toute loi, réglementation ou obligation connexe applicable.

Sans limiter ce qui précède, sur demande, nous vous fournirons les renseignements que nous conservons à votre sujet à des fins de marketing, sous réserve de toute exception autorisée ou requise en vertu de la loi applicable. Vous pouvez accéder à ces renseignements en écrivant à Wheels, Attn: Marketing 666 Garland Place, Des Plaines, Illinois 60016. Pour des raisons de sécurité, nous ne vous fournirons pas ces renseignements en ligne. Sur demande et après vérification appropriée, nous vous offrirons la possibilité de faire corriger toute inexactitude dans les renseignements marketing que nous conservons. Vous pouvez faire corriger ces renseignements en nous contactant de la manière indiquée ci-dessus.

Nous pouvons vous demander des renseignements afin d’authentifier votre demande ou de confirmer votre identité.

Vous pouvez choisir de ne pas nous fournir vos renseignements personnels. Cependant, certains aspects de nos relations avec les clients nous obligent à conserver certains renseignements personnels exacts et actuels vous concernant afin que nous fournissions les services. Si vous choisissez de ne pas nous fournir vos renseignements personnels ou que vous demandez que nous n’utilisions pas vos renseignements personnels, cela peut vous entraîner des inconvénients. Par exemple, cela peut limiter la mesure dans laquelle nous pouvons fournir certains services à vous ou au client. Compte tenu de ces limites, et comme la collecte et la conservation de tout renseignement personnel sont faites au nom du client, Wheels avisera ce dernier de toute demande présentée à ce sujet par l’un de ses conducteurs, conducteurs supplémentaires, conducteurs participant au programme de remboursement, ou personnes-ressources du parc.

Sécurité des données

Nous utilisons différents mécanismes de sécurité, y compris le cryptage et d’autres pratiques et procédures de sécurité. Nous utilisons des contrôles physiques, techniques et organisationnels commercialement raisonnables conçus pour protéger les renseignements personnels qui nous sont soumis. En raison de la nature d’Internet et de la technologie connexe, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos renseignements personnels et Wheels décline expressément toute obligation de ce genre. Lorsque vous nous transmettez des renseignements, vous le faites à vos propres risques.

En cas d’incident de sécurité impliquant l’accès, l’utilisation, la divulgation non autorisés ou la perte de vos renseignements ou toute autre violation de la protection de vos renseignements personnels qui présente un risque important de préjudice, nous vous en informerons si nécessaire conformément à la loi applicable.

Conservation des données, destruction et transferts internationaux

Nous conserverons et utiliserons vos renseignements pendant toute la durée d’utilisation des services et dans la mesure nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, résoudre les différends, établir ou exercer nos droits ainsi que pour faire respecter nos ententes et s’y conformer. Les renseignements sont stockés et consultés à divers endroits, et les services et le stockage nuagiques peuvent être utilisés.

Une fois que l’objectif pour lequel les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés a été atteint et que nous n’avons plus besoin de ceux-ci, sous réserve de toute période de conservation légale ou d’obligations contractuelles, nous détruirons vos renseignements personnels (ou anonymiserons vos renseignements personnels et continuerons à les utiliser à des fins légitimes, lorsque les lois applicables le permettent).

Tous les centres de données qui stockent des renseignements sont situés aux États-Unis. Par conséquent, même si vous vous trouvez en dehors des États-Unis, vos renseignements personnels peuvent être accessibles aux tribunaux, aux forces de l’ordre et aux autorités nationales aux États-Unis.

Infractions

Si, à quelque moment que ce soit, vous croyez que cette politique de confidentialité a été enfreinte, veuillez communiquer avec nous et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos préoccupations.

Plaintes

Vous pouvez communiquer avec nous pour déposer une plainte concernant cette politique de confidentialité, nos pratiques en matière de confidentialité ou notre traitement de vos renseignements personnels.

Nous joindre

Vous pouvez communiquer avec nous par écrit, comme indiqué ci-dessous, afin de :

Poser des questions ou formuler des préoccupations concernant cette politique, nos pratiques en matière de confidentialité ou notre collecte et notre traitement de vos renseignements personnels;
Demander de consulter, de corriger, de rectifier ou de mettre à jour vos renseignements personnels, ou d’exercer tout autre droit que vous pourriez avoir en vertu des lois applicables; ou
Retirer votre consentement à l’utilisation et à la divulgation continues de vos renseignements personnels, sous réserve de toute restriction légale et d’un préavis raisonnable.

De plus, si vous êtes en Alberta, vous pouvez contacter par écrit notre agent responsable de la protection de la vie privée à privacy@wheels.com ou par téléphone au 224 383-1800 pour toute question concernant la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le stockage des renseignements personnels par nos fournisseurs de services et sociétés affiliées à l’extérieur du Canada, ou pour obtenir l’accès à des informations écrites sur nos politiques et pratiques concernant ces fournisseurs de services et sociétés affiliées à l’extérieur du Canada.

Nous nous engageons à répondre à votre demande avec diligence, et généralement dans les 30 jours à compter de la date de réception de votre demande écrite (ou tout délai plus long autorisé par la loi applicable).

Pour les services de gestion de parc : Contactez-nous par courriel en écrivant à l’agent responsable de la protection de la vie privée à privacy@wheels.com, par téléphone en composant le 1 224 383-1800, ou par la poste en écrivant à Wheels, Attn: Office of Privacy Counsel, au 666 Garland Place, Des Plaines, Illinois 60016.

Pour les communications marketing : Contactez-nous par courriel en écrivant à notre représentant du marketing à info@wheels.com ou par téléphone en composant le 1 847 544-4100.

Pour tout autre type d’assistance : Contactez-nous par courriel en écrivant à l’agent responsable de la protection de la vie privée à privacy@wheels.com, ou par la poste en écrivant à Wheels, Attn: Office of Privacy Counsel, au 666 Garland Place, Des Plaines, Illinois 60016, ou par téléphone en composant le 1 224 383-1800.

* Cette politique de confidentialité est la traduction française de la version originale anglaise. En cas de divergence entre les deux versions, la version anglaise prévaudra.