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Politique de confidentialité*

Wheels inc., ses filiales et sociétés affiliées (ci-après appelés « Wheels » ou « nous ») partagent vos préoccupations au sujet de la sécurité de vos renseignements personnels et de notre utilisation de ces renseignements. Nous voulons que vous sachiez quels types de renseignements nous obtenons de vous et de votre entreprise, comment nous utilisons ces renseignements, comment vous pouvez limiter notre accès et notre utilisation de ces renseignements, et comment vous pouvez corriger et mettre à jour ces renseignements.

Cette politique de confidentialité a été mise à jour le 4 mars 2020.

Avis

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre et nous nous réservons le droit de la modifier à tout moment sans préavis. Veuillez examiner périodiquement notre politique de confidentialité pour voir si l’une de nos pratiques a changé, car nous voulons que vous soyez au courant de nos politiques et pratiques concernant vos renseignements personnels. Cette politique traite des renseignements personnels que nous recueillons qui peuvent vous identifier en tant que personne et ne couvre pas les renseignements qui ne peuvent pas être utilisés pour vous identifier en tant que personne.

Services de gestion de parc

Nous travaillons avec des entreprises (chacune un « client » ou les « clients ») à qui nous pouvons louer des véhicules ou offrir des services liés aux véhicules utilisés dans le cadre des activités de l’entreprise. Ces véhicules peuvent vous être fournis en tant que conducteur individuel (« conducteur ») afin de vous permettre d’exercer des fonctions en tant qu’employé ou entrepreneur indépendant du client (ou dans un rôle similaire), et vous pouvez être autorisé à utiliser le véhicule à des fins personnelles. Les membres du ménage d’un conducteur (« conducteurs supplémentaires ») peuvent également être autorisés à conduire le véhicule du conducteur. De plus, vous pourriez être autorisé à utiliser votre véhicule personnel pour affaires si Wheels a été engagée par le client pour fournir certains services d’entretien ou d’autres services liés à votre véhicule personnel (« conducteurs participant au programme de remboursement »). D’autres personnes (« personnes-ressources du parc ») affiliées à chaque client peuvent participer à la gestion des véhicules pour un tel client. Wheels conserve des renseignements concernant ces véhicules ainsi que des renseignements sur les conducteurs, les conducteurs supplémentaires, les conducteurs participant au programme de remboursement et les personnes-ressources du parc, afin de fournir les services requis.

Les services de Wheels peuvent comprendre la facilitation et l’administration des transactions liées à l’acquisition, à l’entretien et à la gestion des véhicules, ou à la sécurité et au soutien des conducteurs, ainsi que la fourniture de données analytiques et de conseils pour optimiser l’exploitation du parc automobile de chaque client (collectivement, les « services »). Dans le cadre des services, nous fournissons des sites Web accessibles par les clients et les personnes-ressources du parc (le site Web connu sous le nom de « FleetView »), et les conducteurs, les conducteurs participant au programme de remboursement et d’autres (le site Web connu sous le nom de « DriverView »), afin d’aider le client à administrer son programme de véhicules de parc et d’aider les conducteurs et les conducteurs participant au programme de remboursement à effectuer certaines tâches plus efficacement. Pour pouvoir utiliser ces sites, l’utilisateur doit être autorisé par le client soit comme personne-ressource du parc pour gérer des véhicules, comme conducteur ou comme conducteur participant au programme de remboursement. Chaque client a la responsabilité de définir une politique de parc qui traite de la prestation des services, de l’utilisation des renseignements personnels, et d’autres renseignements liés aux véhicules. Que les clients communiquent les politiques directement ou par notre intermédiaire aux conducteurs, aux conducteurs supplémentaires, aux conducteurs participant au programme de remboursement et aux personnes-ressources du parc, Wheels n’est pas responsable des actions des clients en ce qui concerne la collecte et/ou l’utilisation des renseignements personnels.

Renseignements recueillis

Wheels recueille et utilise les renseignements personnels des conducteurs, des conducteurs supplémentaires, des conducteurs participant au programme de remboursement et des personnes-ressources du parc uniquement pour la prestation des services au client. La portée des renseignements personnels fournis à Wheels par vous ou votre entreprise en votre nom peut inclure votre nom, ID d’employé, numéro de téléphone cellulaire personnel ou d’affaires, et votre adresse courriel personnelle ou d’affaires. Si un véhicule est remisé ou immatriculé à votre adresse résidentielle, ces renseignements seront également communiqués à Wheels. Si votre véhicule personnel est utilisé pour les affaires et participe aux services, son numéro de plaque d’immatriculation et son numéro d’identification de véhicule (NIV), ainsi que les détails sur votre déclaration d’assurance automobile personnelle seront également recueillis par Wheels. Si le client participe au programme de vérification du dossier de conduite offert par Wheels, votre numéro de permis de conduire et l’État, la province ou le territoire de délivrance du permis, ainsi que votre date de naissance, seront également recueillis afin de traiter les demandes de vérification du dossier de conduite. Pour le programme de vérification du dossier de conduite, votre consentement sera obtenu comme l’exige chaque autorité à qui de tels documents sont demandés. Wheels ne recueille ni ne stocke les numéros de compte bancaire personnel ou d’autres renseignements financiers, ni aucun identifiant gouvernemental autre que les numéros de permis de conduire. Wheels et nos fournisseurs de services peuvent également recueillir ou recevoir des renseignements personnels vous concernant dans diverses circonstances dans le cadre de la prestation de nos services.

Renseignements sensibles

Nous, directement et par l’intermédiaire de nos fournisseurs de services, pouvons parfois recueillir des renseignements personnels considérés comme des renseignements sensibles. Selon la loi applicable, nous pourrions être incapables de traiter ces renseignements sensibles sans votre consentement. Les données sur votre condition physique sont considérées comme sensibles. Si vous demandez un accommodement en raison d’une invalidité, comme des contrôles manuels, ou s’il y a un accident et que nous devons travailler avec des compagnies d’assurance et de gestion des sinistres relativement à toute blessure que vous pourriez avoir, alors de manière accessoire à la prestation des services, nous pourrions devoir traiter et utiliser ces renseignements sur votre condition physique uniquement pour fournir les services. 

Utilisation des renseignements

Nous pouvons utiliser les renseignements personnels que nous recueillons à des fins légitimes et nous pouvons divulguer des renseignements personnels à des tiers seulement dans la mesure requise pour fournir les services. Cette divulgation peut inclure ce qui suit :

  •  Le nom et l’adresse résidentielle peuvent être partagés avec des organismes gouvernementaux aux fins de l’immatriculation du véhicule d’un client.
  •  Le nom, le numéro de permis de conduire et la date de naissance peuvent être partagés avec des organismes gouvernementaux ou avec un bureau de service autorisé, seulement pour obtenir des dossiers de conduite;
  •  Le nom, le numéro de téléphone et l’adresse résidentielle peuvent être partagés avec des entreprises de transport ou des fournisseurs d’assistance routière pour faciliter les services d’urgence, ou la livraison ou le ramassage d’un véhicule;
  •  Le nom, le numéro de téléphone et l’adresse courriel peuvent être partagés avec un concessionnaire automobile, un fournisseur d’entretien, de garantie ou de réparation pour faciliter la planification du service ou pour aller ramasser ou déposer le véhicule d’un client ou d’un conducteur directement auprès du fournisseur;
  •   Le nom et l’adresse courriel peuvent être partagés avec les fournisseurs de formation pour planifier des cours de formation en ligne sur la sécurité;
  •  À d’autres fins commerciales, comme l’analyse, la recherche, le traitement des paiements et les fins opérationnelles;
  •  Pour maintenir la sécurité de notre site Web, de nos services, de nos droits et de nos biens;
  •  Comme autrement divulgué au moment de la collecte ou de l’utilisation ou à d’autres moments appropriés.

D’autres renseignements vous concernant peuvent être obtenus, stockés et utilisés à la suite de la prestation des services. Ces renseignements peuvent être mis à la disposition d’un nombre limité d’utilisateurs autorisés du client conformément à notre relation avec le client. Par exemple :

  •  Si un client participe au programme de vérification des dossiers de conduite, nous pouvons recueillir et stocker votre dossier de conduite;
  •  Si un client participe à des services de véhicules connectés (autrement appelés « télématique »), les données GPS associées à un véhicule seront recueillies et stockées. Ces données GPS sont utilisées pour la prestation de services de gestion du parc et d’autres services pour le client.

L’accès et vos choix

To the extent required by applicable privacy laws in the United States and Canada, you may request to review, change or update the personal information we maintain.  You may initiate any such request by sending an e-mail message to privacy@wheels.com, or by phone call to our Driver Assistance Center at +1.800.477.2211, or in writing to Wheels, Inc., Attn: Privacy Inquiries, at 666 Garland Place, Des Plaines, Illinois 60016.   We may request information from you in order to authenticate your request. There are certain aspects of our relationships with Clients that require us to maintain certain accurate and current personal information about you in order for us to provide the Services.  

If you elect not to provide your personal information to us or request that your personal information not be used by us, this may result in disadvantages to you.  For example, it may limit the extent to which we can provide certain Services to you and/or the Client.  In consideration of those limits, and because any personal information collected and retained is on behalf of the Client, Wheels will notify the Client of any request by one of its Drivers, Additional Drivers, Reimbursement Drivers or Fleet Contacts.

Communications marketing

Indépendamment des services, vous pouvez vous abonner ou être autrement inscrit à des communications marketing de Wheels. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour communiquer avec vous, ce qui peut inclure, mais sans s’y limiter, des bulletins d’information, de la documentation sur les produits ou des invitations à des événements. Wheels n’inclut pas la technologie de suivi publicitaire de tiers dans ses sites Web ou ses communications de marketing électronique, et ne vend jamais de renseignements vous concernant. Si vous préférez ne pas recevoir de communication marketing de Wheels, envoyez-nous un message électronique adressé à info@wheels.com ou appelez le 1-847-544-4866 et demandez que nous ne vous envoyions plus de communications marketing. Veuillez nous allouer entre un à deux mois pour faire le changement demandé. Bien sûr, vous pouvez à tout moment demander d’être à nouveau inscrit sur notre liste de diffusion pour recevoir des communications marketing en suivant les étapes décrites ci-dessus.

Sur demande, nous vous fournirons les renseignements que nous conservons à votre sujet à des fins de marketing. Vous pouvez accéder à ces renseignements en écrivant à Wheels, Inc., Attn: Marketing au 666 Garland Place, Des Plaines, Illinois 60016. Pour des raisons de sécurité, nous ne vous fournirons pas ces renseignements en ligne. Sur demande et après vérification appropriée, nous vous offrirons la possibilité de corriger toute inexactitude dans les renseignements marketing que nous conservons. Vous pouvez corriger ces renseignements en nous contactant de la manière indiquée ci-dessus.

Renseignements supplémentaires

Témoins, suivi et analyse

Bien que nous utilisions la technologie des « témoins » ou « cookies », les renseignements recueillis avec les témoins sont limités au type d’ordinateur que vous utilisez et aux sections consultées sur notre site. Ce type de suivi nous permet de concevoir et de modifier notre site pour l’optimiser et protéger votre vie privée. Wheels n’inclut pas la technologie de suivi publicitaire de tiers dans ses sites Web ou ses communications de marketing électronique, et ne vend jamais de renseignements vous concernant. Nous utilisons des témoins pour enregistrer certains renseignements lors de votre visite sur nos sites Web, y compris wheels.com. Ces témoins ne recueillent PAS de renseignements personnels comme votre nom, votre adresse ou tout autre renseignement que vous pourriez souhaiter garder confidentiel, à moins que vous ne nous fournissiez expressément ces renseignements volontairement. Wheels recueille et regroupe des renseignements sur les pages Web consultées par les utilisateurs sur les sites Web de wheels.com. Les renseignements que nous recueillons sont utilisés pour améliorer le contenu et l’efficacité de ces sites.

Lorsque vous nous demandez des pages, nos serveurs enregistrent vos adresses IP; nous recueillons des adresses IP afin d’administrer des systèmes, de faire rapport sur les renseignements agrégés et d’auditer l’utilisation de notre site Web. Nous pouvons utiliser des adresses IP lorsque nous croyons qu’il est nécessaire de faire respecter les conditions générales d’utilisation de notre site Web ou de protéger notre service, notre site, nos utilisateurs, d’autres personnes ou notre propriété.

Sécurité des données

Nous utilisons une variété de mécanismes de sécurité, y compris le cryptage et d’autres pratiques et procédures de sécurité. Nous utilisons des contrôles physiques, techniques et organisationnels commercialement raisonnables conçus pour protéger les renseignements personnels qui nous sont soumis. En raison de la nature d’Internet et de la technologie connexe, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos renseignements personnels et Wheels décline expressément toute obligation de ce genre. Lorsque vous nous transmettez des renseignements, vous le faites à vos propres risques.

Conservation des données

Nous conserverons et utiliserons vos renseignements au besoin pour nous conformer à nos obligations légales, résoudre les différends et faire respecter nos ententes. Les renseignements sont stockés et consultés à divers endroits, et les services et le stockage nuagiques peuvent être utilisés. Tous les centres de données qui stockent des renseignements sont situés aux États-Unis.

Divulgation des renseignements

Wheels ne vendra jamais les renseignements personnels recueillis. Wheels ne divulgue pas de renseignements personnels à des tiers sans votre consentement, sauf comme décrit dans la présente politique de confidentialité ou comme divulgué lorsque vous nous soumettez ces renseignements ou à d’autres moments appropriés. Nous devrons peut-être divulguer des renseignements personnels si la loi l’exige ou lorsque nous croyons de bonne foi qu’une telle divulgation est légalement requise ou autrement nécessaire pour protéger nos droits, protéger votre sécurité ou celle d’autrui, enquêter sur une fraude ou se conformer à la loi, à une procédure judiciaire en cours, à une ordonnance du tribunal ou à un processus judiciaire.

Infractions

Si, à quelque moment que ce soit, vous croyez que cette politique de confidentialité a été enfreinte, veuillez nous contacter et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos préoccupations.

Nous joindre

Si vous avez des questions ou des préoccupations à formuler ou si vous souhaitez demander de l’aide comme il est décrit dans la présente politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter comme suit :

Pour les services de gestion de parc : par courriel à privacy@wheels.com, par téléphone en communiquant avec notre centre d’assistance aux conducteurs au 1-800-477-2211, ou par la poste en écrivant à Wheels, Inc., Attn: Privacy Inquiries, au 666 Garland Place, Des Plaines, Illinois 60016;

Pour les communications marketing : par courriel à info@wheels.com ou par téléphone au 1-847-544-4866.

Pour tout autre type d’assistance : par la poste en écrivant à Wheels, Inc. au 666 Garland Place, Des Plaines, IL 60016 ou par téléphone en composant le numéro sans frais 1-800-477-2211.

* Cette politique de confidentialité est la traduction française de la version originale anglaise. En cas de divergence entre les deux versions, la version anglaise prévaudra.